Software di project management

Ricerca effettuata da Shubham Gupta, analista dei contenuti, e curata da Giorgia Pisano

Informazioni importanti per l'acquisto di un software di project management

I software di project management aiutano le aziende a pianificare, organizzare e gestire diversi progetti, come campagne di marketing, eventi, lanci di prodotti e software, e progetti edilizi. Forniscono inoltre funzionalità volte ad assegnare le attività a team o singoli lavoratori, a creare flussi di lavoro di progetto, a collaborare con i membri del team e a creare report per monitorare l'avanzamento delle attività e dei progetti.

I principali utenti degli strumenti di project management sono project manager e membri dei team, che includono project manager non ufficiali o informali, come capicantiere o agenti di marketing che si occupano della coordinazione di progetti.

La maggior parte dei software per gestire progetti sul mercato prevede una quota mensile a partire da 7 dollari (6,5 euro circa) per i piani iniziali, fino a 1.500 dollari (1.404 euro circa) al mese per gli abbonamenti più avanzati.[1]

Se è la prima volta che acquisti un software, inizia la tua ricerca tenendo in considerazione fattori quali il budget a disposizione, il numero di utenti, i casi d'uso specifici e le integrazioni di cui avrai bisogno. Consultare le parti interessate per individuare le domande chiave da porre ai fornitori può aiutarti a trovare il sistema più adatto alle tue esigenze. Ecco alcuni esempi:

• Quali attività di gestione dei progetti è in grado di automatizzare questo sistema?
• Come possiamo utilizzare le dashboard dello strumento per visualizzare e monitorare meglio lo stato dei progetti?
• Questo strumento è compatibile con le nostre metodologie di project management (es: Agile, a cascata, ecc.)?
• Qual è il livello di assistenza tecnica di cui avrò bisogno da parte del fornitore dello strumento di project management?
• Questo strumento utilizza l'intelligenza artificiale per generare report sullo stato dei progetti e/o migliorare la pianificazione delle risorse? Se sì, come?

Hussain Bandukwala [2], consulente PMO (project management office) e docente di PM che ha formato oltre 100.000 professionisti, afferma che uno dei principali "rompicapi" di molte aziende riguarda il funzionamento di diversi tipi di licenza all'interno di uno stesso prodotto.

"Con l'introduzione dei [modelli di] software as a service, esistono diversi tipi di licenze basate sul numero di utenti", spiega. "Per questo, è importante capire cosa offre ogni tipo di licenza, con i relativi costi e limiti."

Quali sono i software di project management maggiormente recensiti?

Capterra identifica i migliori software di project management sulla base di una combinazione esclusiva di valutazioni degli utenti e popolarità, aiutando le piccole imprese a trovare in modo efficiente la soluzione per project management più adatta alle loro esigenze. Ecco i cinque prodotti più recensiti per questa categoria:

Questi punteggi sono ottenuti a partire dalle valutazioni di utenti verificati e dai dati relativi alla popolarità disponibili pubblicamente attraverso una ricerca sul web:

• Valutazione degli utenti: il punteggio relativo del software basato sulle valutazioni condivise dagli utenti su Capterra, normalizzato in base alla quantità e all'attualità delle recensioni.
• Popolarità: la popolarità relativa del software in funzione delle tendenze delle ricerche sul web e della presenza sul web dei prodotti.

Che cosa sono i software di project management?

I software di project management sono sistemi concepiti per automatizzare l'assegnazione delle attività, l'allocazione delle risorse e il monitoraggio dei traguardi per tutte le fasi di un progetto. Aiutano a creare, assegnare e monitorare il lavoro di un progetto grazie a funzionalità come la gestione delle attività, la generazione di report sullo stato del progetto, il monitoraggio del budget e il monitoraggio dei tempi. I tool di project management permettono inoltre di creare report sull'assegnazione delle risorse, in modo tale da individuare risorse con sovraccarichi, scompensi e limiti di disponibilità, consentendo così ai PM di ottimizzare la distribuzione delle risorse.

I software per la gestione di progetti sono legati ai più solidi software per la gestione del portfolio, oltre che agli strumenti di uso più generale come i software di collaborazione aziendale e i software per task management.

Dalle relazioni di Gartner emerge che l'85% delle aziende utilizza attivamente un software per gestire progetti, inoltre si prevede che il mercato raggiungerà i 7 miliardi di dollari (6,5 miliardi di euro circa) entro il 2026. [3]

Capterra riunisce 1.749 prodotti di project management [4], con 15.962 nuove recensioni scritte dagli utenti di questa categoria solo da settembre 2023. [5]

Qual è il miglior software di project management?

Il software migliore di project management dipende dalle tue esigenze specifiche.

Ad esempio, l'analisi di migliaia di recensioni di utenti verificati mostra che Notion (con il punteggio più alto in assoluto), Trello (il migliore per la gestione delle attività), Asana (il migliore per la programmazione/pianificazione dei progetti) sono tra i sistemi più votati tra i software di gestione dei progetti più diffusi in Italia per diverse esigenze.

Per ulteriori opzioni, consulta l'elenco completo dei software con le maggiori prestazioni nella parte superiore di questa pagina.

È fondamentale valutare attentamente queste opzioni: prendi in considerazione le funzionalità più votate come la gestione delle attività e la programmazione/pianificazione dei progetti per verificare che lo strumento si adatti al flusso di lavoro del tuo team.

Prenditi del tempo per testare alcuni sistemi e vedere quale funziona meglio per i tuoi progetti e il tuo budget.

Quanto costa un software per la gestione dei progetti?

I software di project management prevedono generalmente una tariffazione con abbonamento mensile. I piani iniziali sono disponibili al prezzo di circa 200 dollari (187 euro circa) al mese, con funzionalità essenziali quali il task management, la pianificazione e la programmazione dei progetti, il monitoraggio e la collaborazione.

Per chi ha esigenze maggiori, i piani avanzati, disponibili per circa 1.400 (1.310 euro circa) dollari al mese, offrono caratteristiche essenziali e altre funzionalità specifiche come analisi avanzate, integrazione personalizzata e servizio clienti prioritario, concepite per soddisfare le necessità legate a progetti più complessi.

Negli ultimi due anni, i nostri consulenti hanno osservato che la maggior parte (il 57%) degli acquirenti di software di project management dispongono di budget che oscillano tra i 20 e i 40 dollari (19 e 37 euro circa) al mese.[6]

Gli acquirenti meno esperti devono tenere presente che le spese iniziali includono spesso costi di implementazione, migrazione dei dati e personalizzazione, mentre la manutenzione e il servizio clienti comportano generalmente una spesa ricorrente. È fondamentale prendere in considerazione questi fattori per farsi un'idea chiara di quale sarà il costo complessivo del software.

Le caratteristiche dei software PM più apprezzate dagli utenti

Tutti gli strumenti di project management comprendono funzionalità di gestione delle attività, pianificazione e programmazione dei progetti e reporting/monitoraggio dei progetti. Inoltre, la maggior parte condivide una varietà di caratteristiche comuni, come l'assegnazione di priorità, la fatturazione e la gestione di diversi progetti simultaneamente.

Principali caratteristiche dei software di project management

• Gestione delle attività: crea attività, monitora il relativo avanzamento o la percentuale di completamento e visualizza eventuali note o commenti associati. Il 91% degli acquirenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Pianificazione e programmazione dei progetti: crea programmi di progetto, definisci gli obiettivi, imposta traguardi e stabilisci le tempistiche dei progetti. Il 90% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Generazione di report e monitoraggio dei progetti: genera vari report e metriche delle prestazioni per monitorare l'avanzamento, analizzare i dati e ottenere informazioni utili sulla salute del progetto e sul rendimento del team. L'81% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Strumenti di collaborazione: offri ai membri del team un canale attraverso cui condividere file multimediali, comunicare e lavorare insieme. Il 79% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.

Caratteristiche comuni con le migliori valutazioni dei software di project management

• Progetti multipli: monitora e gestisci diversi progetti contemporaneamente. L'89% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Assegnazione di priorità: ordina le attività in base all'importanza o all'urgenza di ciascuna. L'82% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Controllo degli accessi e permessi: definisci livelli di autorizzazioni per l'accesso a specifici file o sistemi. Il 79% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Condivisione di file: condividi pubblicamente o in privato file digitali di vari formati come documenti, audio/video, immagini e altro ancora. Il 77% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.
• Fatturazione: crea, gestisci e invia fatture ai clienti. Il 66% degli utenti considera questa caratteristica fondamentale o molto importante.

Tieni presente che il solo fatto che un prodotto abbia più funzionalità di un altro, non significa che sia necessariamente migliore per la tua azienda. Concentrati piuttosto sulla qualità delle prestazioni del software per quanto riguarda le principali funzioni che userà il tuo team, invece di dare troppa importanza a funzionalità aggiuntive che probabilmente non faranno una grande differenza per la tua azienda.

"Se non sai che cosa stai cercando in un tool di project management, qualsiasi software ti sembrerà interessante", sottolinea Bandukwala. "Per questo, è fondamentale che tu sappia di cosa hai bisogno. Come si suol dire: se non sai dove stai andando, qualsiasi strada ti ci porterà."

I vantaggi più apprezzati dagli utenti dei software PM

Migliore spazio di lavoro collaborativo: l'interazione e la collaborazione all'interno del team sono rafforzate grazie a una piattaforma unificata che supporta la condivisione dei file, la comunicazione in tempo reale e la risoluzione collettiva dei problemi, sia per configurazioni da remoto che in presenza.

"Adoro lo spazio di lavoro del team e la collaborazione che si può creare, che permette di lavorare da remoto come un team operativo ed efficiente."

—Amanda H., business strategist, marketing e pubblicità

Gestione delle attività con precisione: sfrutta solidi strumenti per organizzare e monitorare meticolosamente le attività in base a importanti metriche di progetto come le tempistiche, il budget e l'ambito, in modo tale che ogni membro del team abbia istruzioni e responsabilità chiare.

"Senza questo strumento non saremmo riusciti a organizzare adeguatamente tutte le fasi e gli obiettivi del progetto e, senza ombra di dubbio, non avremmo portato a termine così bene tutti i progetti completati finora."

—Mike H., CIO, gestione dell'istruzione

Insight di progetto consolidati: tutta la documentazione e le comunicazioni relative a un progetto sono raggruppate in un unico posto centralizzato e in costante aggiornamento, rendendo così facile recuperare dati storici e rimanere informati sullo stato dei progetti in corso.

"Adoro poter accedere alle conversazioni e agli allegati relativi alle attività e ai progetti. È utilissimo se hai spesso bisogno di un modo facile per mostrare alle persone in che momento hanno preso delle decisioni in passato."

—Michelle M., manager, non profit

Automazione del flusso di lavoro per la massima efficienza: semplifica il flusso delle attività e delle informazioni del progetto applicando automaticamente le regole dei processi aziendali per minimizzare le sviste e aumentare l'efficienza, consolidando così le pratiche che stanno alla base del project management.

"Per poter risparmiare tempo e minimizzare gli errori, abbiamo sviluppato i nostri flussi di lavoro, implementato promemoria e totalmente automatizzato le mansioni ripetitive. Siamo riusciti ad aumentare la produttività e ora disponiamo di una base più solida per i nostri processi esecutivi."

—Christian P., responsabile HR; salute, wellness e fitness

Tra questi principali vantaggi, l'integrazione dell'IA generativa ha aggiunto un ulteriore livello di complessità a questi sistemi. Questo progresso tecnologico ha amplificato notevolmente la capacità di pianificare scenari dettagliati, una caratteristica già essenziale, ma che ora sta diventando un aspetto straordinario grazie all'influenza dell'IA.

Come spiega Bandukwala, "la pianificazione degli scenari nella gestione del portfolio esisteva già, ma l'avvento della Gen AI l'ha resa molto più popolare e ha lasciato passo a numerose nuove funzionalità che permettono di gestire i progetti in modo più efficace ed efficiente." L'evoluzione segna un cambiamento radicale nel modo in cui gli strumenti di project management vengono concepiti e utilizzati, mettendo quindi in risalto la loro crescente importanza in funzioni aziendali strategiche.

Le principali difficoltà dei software di gestione progetti secondo gli utenti

Avvicendarsi nell'universo dei programmi di project management implica superare specifici ostacoli che possono essere determinanti nella riuscita della loro implementazione. Le principali sfide segnalate dai project manager nell'ultimo anno riguardano le tempistiche irrealistiche (38%), le difficoltà nella gestione dei budget (36%) e la scarsità di risorse (34%). Per questo motivo, è fondamentale riconoscere i problemi specifici che ogni tipo di utente riscontra durante l'implementazione di questi strumenti. Di seguito presentiamo le principali sfide che riscontrano gli utenti in base alle analisi che abbiamo condotto sulle recensioni dello scorso anno.

1. Costi: trovare il giusto equilibrio tra il budget a disposizione e la necessità di funzionalità avanzate può essere complicato. I prezzi elevati possono essere un freno a un investimento iniziale, in particolare per i team ridotti e le startup.

• Chiedi al fornitore: che cosa include il prezzo base e come incidono le funzionalità aggiuntive sul prezzo finale? Siete in grado di fornire prezzi trasparenti dei vari livelli?

• Supera l'ostacolo: cerca opzioni che offrano soluzioni scalabili e che ti permettano di iniziare con funzionalità essenziali e man mano di aggiungerne in base al tuo budget.

2. User experience complessa: un'interfaccia complicata può rendere difficile sfruttare al massimo il software, limitando così la sua efficacia e riducendo la soddisfazione globale degli utenti.

• Chiedi al fornitore: potete descrivere la filosofia del design dell'interfaccia utente del vostro software? Quali misure avete adottato per garantire l'intuitività dell'interfaccia?

• Supera l'ostacolo: scegli un software che metta al primo posto un'interfaccia utente chiara e intuitiva. Valuta il software mediante un periodo di prova per assicurarti che soddisfi le necessità del flusso di lavoro del tuo team e che promuova la semplicità d'uso.

3. Lunga curva di apprendimento: può essere impegnativo imparare a usare un nuovo strumento, soprattutto per i team abituati ad altri processi. Una curva di apprendimento complicata può rallentare l'adozione del sistema e ridurre l'efficienza globale

• Chiedi al fornitore: quali servizi di formazione e supporto offrite ai nuovi utenti? In che modo riuscite a semplificare il processo di apprendimento per diversi team?

• Supera l'ostacolo: scegli un software che non solo fornisca risorse formative complete, come tutorial e webinar, ma anche che offra un supporto continuo.

Se da un lato queste sfide sono significative, è importante anche riconoscere i possibili vantaggi che derivano da una corretta implementazione.

Per esempio, Bandukwala descrive i potenziali rischi e vantaggi di adottare l'intelligenza artificiale e funzionalità basate sull'IA all'interno degli strumenti di project management:

"È emozionante, perché offre così tante possibilità, dall'accelerazione dei ritmi all'automazione, fino ai suggerimenti e alle previsioni", afferma. "Ma è anche normale temere gli eventuali ostacoli in cui possiamo imbatterci, come problemi con le integrazioni, la qualità dei dati e questioni etiche."

Questa citazione evidenzia l'ambiente dinamico che presenta l'adozione di un programma per la gestione dei progetti, dove l'entusiasmo per questi vantaggi rivoluzionari deve essere accompagnato da una prudente analisi delle possibili insidie.

A cosa servono gli strumenti di project management?

Dalle analisi a cui abbiamo sottoposto le nostre numerose recensioni sui tool di project management sono emersi i seguenti casi d'uso più comuni:

• Coordinazione delle attività tra i team di un progetto: le aziende utilizzano gli strumenti di project management per assegnare e monitorare le attività a livello di singolo e di progetto.
• Gestione di molteplici progetti: gli utenti dei programmi per la gestione di progetti sono in grado di creare e gestire diversi progetti all'interno di un unico strumento, consentendo alle persone di consultare le attività a loro assegnate per data di scadenza o progetto.
• Ottimizzazione della gestione delle risorse: i project manager possono assegnare membri di un team a progetti e attività in base alla loro disponibilità, alle loro competenze e alle esigenze aziendali.
• Analisi e monitoraggio dello stato dei progetti: chi utilizza un programma di project management può visualizzare dashboard e generare report a livello di singolo, di progetto e, con alcuni strumenti, di programma/portfolio.
• Migliore comunicazione e collaborazione: i team e i clienti possono comunicare mediante app di messaggistica integrate e condivisione di file. Lo strumento può inviare notifiche alle persone, riducendo così l'uso delle e-mail e favorendo una collaborazione efficiente anche tra team ubicati in aree geografiche distanti.

Molti software di project management sono concepiti per supportare specifiche metodologie e/o industrie, come nei seguenti casi:

• Software per la gestione di progetti IT
• Software per la gestione del portfolio (generalmente progettati per grandi corporazioni e aziende)
• Software per la gestione di progetti Agile

Per chi sono pensati i software per la gestione dei progetti?

I programmi di project management sono utilizzati da un'ampia gamma di professionisti che si affidano alle loro solide funzionalità per gestire e semplificare le attività dei progetti in modo efficiente. I principali utenti, che usufruiscono di questi software per soddisfare le particolari esigenze di ognuno, appartengono a team di marketing e vendite, uffici informatici, capicantiere e personale di organizzazioni non profit.

Esempi di come diversi professionisti fanno uso dei programmi per la gestione dei progetti:

• Team di marketing e vendite: si affidano a questi strumenti per organizzare campagne, monitorare il progresso nei confronti degli obiettivi di vendita e gestire le interazioni con i clienti esistenti e potenziali.
• Dipartimenti di informatica: questi professionisti utilizzano la piattaforma per gestire progetti di sviluppo software, monitorare gli aggiornamenti e mantenere la conformità con gli standard tecnici.
• Direttori edili: queste figure si affidano agli strumenti di project management per programmare il lavoro, controllare i budget e coordinare le comunicazioni tra responsabili di cantiere e subappaltatori.
• Organizzazioni non profit: il personale di queste organizzazioni sfruttano questi strumenti per gestire gli eventi di fundraising, coordinare gli orari dei volontari e monitorare i processi delle richieste di finanziamento.

Dalle analisi di oltre 2.084 conversazioni telefoniche tenute dai consulenti di Capterra con gli acquirenti di software di project management da settembre 2023, è emerso che il 62% degli utenti proviene da piccole aziende con meno di 100 dipendenti, di cui il 65% genera un fatturato annuo inferiore a 25 milioni di dollari (più di 23 milioni di euro circa). Alla luce di questi dati, il ruolo che svolgono questi software nel fornire supporto alle operazioni di aziende di svariati settori e dimensioni è indiscutibile. [7]

Integrazioni comuni dei software per la gestione dei progetti

In base alle analisi del nostro vasto database di recensioni, abbiamo determinato le tre principali categorie di software che si integrano con sistemi di project management: software per timesheet, software CRM (customer relationship management) e software per task management. Le integrazioni elencate di seguito sono fondamentali per ottimizzare la funzionalità e l'efficienza dei software di project management:

• Software per timesheet: permettono di registrare accuratamente i tempi delle attività, il che risulta essenziale per monitorare il budget, elaborare le buste paga e valutare la produttività. Questa integrazione consente di garantire il rispetto delle tempistiche dei progetti e di monitorare da vicino i costi di manodopera.

• Software CRM: collegando un sistema CRM con gli strumenti di project management, le aziende possono semplificare il flusso di informazioni tra i team di vendita e quelli di progetto. Ciò mantiene aggiornati e accessibili i dati dei clienti e le interazioni.

• Software per task management: offrono un livello di controllo più granulare sulle attività principali e secondarie dei singoli dipendenti. Ciò permette di distribuire il lavoro in maniera uniforme, definire aspettative chiare e monitorare l'avanzamento, migliorando così i risultati globali del progetto.

Queste integrazioni non solo riuniscono i dati e i processi, ma forniscono anche una visione unificata delle operazioni che migliora notevolmente l'efficienza e l'efficacia di un progetto.

Tendenze recenti dei software di project management

Come cambia la gestione dei progetti con l'IA: in questa revisione, che poggia su ricerche sull'uso dell'IA nel project management, il noto autore Peter Taylor traccia un quadro del presente e del rivoluzionario futuro del mondo professionale dei progetti, analizzando anche i vantaggi e le sfide inerenti al superamento degli ostacoli o della resistenza a questo nuovo universo.

L'importanza dell'intelligenza emotiva (IE) nel project management è in costante aumento: per l’89% dei project manager italiani, l’uso di intelligenza emotiva sul lavoro è aumentato negli ultimi due anni. Consulta questo report per scoprire come ottenere un vantaggio competitivo aumentando la tua intelligenza emotiva.

Maggiori informazioni sui software di project management

Di seguito elenchiamo alcune risorse più specifiche che ti aiuteranno a trovare lo strumento di project management più adatto alla tua azienda:

• La strategia di un coach per integrare l’IA nel project management
• Gli investimenti in strumenti di project management basati sull'intelligenza artificiale aumenteranno del 25% entro il prossimo anno: le aziende dovrebbero mantenere questo ritmo
• Intelligenza emotiva e lavoro: l’IE diventa sempre più importante per la maggior parte dei project managers; consigli e strumenti per aumentare il livello di IE del vostro team
• I 4 software di project management open source più popolari
• I 7 migliori strumenti gratuiti di project management

Fonti

1. Dati relativi ai prezzi dei software su Capterra: le nostre analisi dei prezzi includono esclusivamente i prodotti le cui informazioni tariffarie sono accessibili al pubblico e quelli considerati idonei nella rispettiva categoria. Le conversioni monetarie si basano sul tasso di cambio del giorno di pubblicazione e possono differire dai tassi di cambio correnti. Leggi la metodologia completa qui.

2. Hussain Bandukwala, LinkedIn

3. Software Market Insights: Project Management, Gartner

4. Il numero di prodotti si riferisce al nostro catalogo completo.

5. Dati delle recensioni pubblicate su Capterra: le recensioni presenti su Capterra sono scritte da utenti verificati di singoli software. Per questo report abbiamo analizzato le recensioni dell'ultimo anno. Leggi la metodologia completa.

6. Annotazioni dei consulenti di Capterra: le informazioni si basano sui dati ricavati dalle conversazioni telefoniche che il team di consulenti di Capterra ha tenuto con le aziende alla ricerca di software di project management. Per questo report abbiamo analizzato le recensioni dell'ultimo anno. Leggi la metodologia completa.

7. e [a]. Impactful Project Management Tools Survey: questo sondaggio di Capterra è stato condotto online nel maggio del 2024 e ha coinvolto 2.500 intervistati negli Stati Uniti (300), in Canada (200), in Brasile (200), in Messico (200), in Regno Unito (200), in Francia (200), in Italia (200), in Germania (200), in Spagna (200), in Australia (200), in India (200) e in Giappone (200). L'obiettivo del sondaggio era di conoscere le competenze di leadership e intelligenza emotiva che devono avere i PM per poter guidare con successo team e progetti sfruttando o implementando l'IA. I partecipanti selezionati sono responsabili della gestione dei progetti presso organizzazioni di ogni dimensione. Queste ultime devono utilizzare attualmente un software di project management.

Ricerca effettuata da Olivia Montgomery, analista dei contenuti, e curata da Caroline Rousseau

Intelligenza artificiale e sicurezza emergono come le principali preoccupazioni dal sondaggio di Capterra sui trend dei software di gestione dei progetti 2025

L'intelligenza artificiale sta trasformando ciò che il software di gestione dei progetti (PM) può fare, ma sta anche introducendo nuovi rischi, rimodellando le priorità degli acquirenti e accelerando le decisioni, a volte senza una pianificazione strategica sufficiente.

L'ultimo sondaggio globale di Capterra* condotto su 2.545 intervistati, tra cui 227 italiani, rivela come le aziende stanno adattando le loro strategie di gestione dei progetti, come scelgono di investire in software di project management e come l'IA sta influenzando queste decisioni. L'intelligenza artificiale offre velocità e scalabilità, ma porta anche complessità, problemi di sicurezza e incertezza su come viene svolto il lavoro.

Come viene utilizzata l'intelligenza artificiale nei software di project management?

L'IA nei software di project management viene utilizzata per prevedere i rischi, automatizzare i flussi di lavoro, ottimizzare i programmi e generare contenuti come riepiloghi o documentazione. Spazia da strumenti specifici come i motori di analisi predittiva a funzionalità integrate nel software PM che automatizzano l'assegnazione delle attività o segnalano i rischi. Ma non è la stessa IA che svolge tutte queste funzioni.

Molte persone pensano all'IA come a chatbot o modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM), ma questa è solo una branca incentrata sulla generazione di testo simile a quello umano. L'IA comprende anche sistemi per l'automazione avanzata del flusso di lavoro e l'analisi predittiva, ciascuno progettato per attività diverse dalla generazione di testo. Insieme, aiutano i team a gestire la complessità, ridurre il lavoro manuale e prendere decisioni basate sui dati.

Ecco una breve panoramica dei principali tipi di IA utilizzati nella gestione dei progetti.

Non tutte le IA sono uguali e non tutte le IA sono trasparenti in ciò che possono o non possono fare con precisione. Gli acquirenti dovrebbero chiedere ai fornitori che tipo di IA viene utilizzata, come funziona e se è comprensibile o un sistema complesso. Comprendere la differenza aiuta i team a scegliere strumenti che supportino realmente i flussi di lavoro e il processo decisionale.

L'intelligenza artificiale stimola la spesa in software di project management e rimodella le priorità dell'acquirente

L'intelligenza artificiale, insieme al miglioramento delle integrazioni software, è ora motivo principale per cui le aziende italiane investono in nuovi software di gestione dei progetti. Anche a livello globale, più della metà degli acquirenti (55%) afferma che l'aggiunta di intelligenza artificiale è stato il fattore principale che ha spinto il loro acquisto più recente. Ma non si tratta di inseguire caratteristiche stravaganti. Si tratta di affrontare la crescente complessità dei progetti, i limiti delle risorse e la richiesta di velocità.

Dove vanno a finire i soldi

A livello globale, due aziende su tre aumentano la spesa per i software di gestione dei progetti per aggiungere nuovi strumenti, ampliare le funzionalità e ottenere servizi e supporto. Solo un terzo cita l'aumento dei prezzi, la sostituzione del software o la crescita degli utenti come fattore principale.

L'aggiunta di utenti è all'ultimo posto, in linea con una tendenza diffusa alla riduzione del personale [1]. Piuttosto che far crescere i team, le aziende chiedono ai dipendenti attuali di fare di più con meno. Per i project manager, ciò significa utilizzare strumenti basati sull'intelligenza artificiale per aiutare a gestire i carichi di lavoro, compensare il personale limitato e mantenere i progetti sulla strada giusta.

Perché è importante

I progetti sono più grandi e complessi [2]. I progetti mega e persino giga (del valore di 1 miliardo di dollari o più) coinvolgono più team, strumenti e fusi orari. Il coordinamento manuale con fogli di calcolo o sistemi offline non è solo inefficiente, è impossibile su questa scala.

L'intelligenza artificiale sta creando aspettative. Sta già dimostrando il suo valore nel marketing, nella finanza e nel servizio clienti. I leader di project management sono sotto pressione per seguire l'esempio.

I team sono allo stremo. Con meno persone e più lavoro, i project manager hanno bisogno di aiuto per ridurre le attività amministrative, far emergere informazioni approfondite e stabilire le priorità in modo efficace.

Il concetto più importante: l'adattabilità. Le aziende devono far fronte a risorse limitate, complessità crescente e pressione per l'efficienza a lungo termine. Puntano sul fatto che l'intelligenza artificiale possa aiutarli a fare di più con meno persone, budget più limitati e tempistiche più rapide.

L'espansione dell'intelligenza artificiale aumenta la necessità di sicurezza del software

Man mano che l'intelligenza artificiale espande le funzionalità del software, aumenta anche la superficie di attacco, il che significa più dati, più integrazioni e più rischi. Ecco perché la sicurezza ora supera le funzionalità e le caratteristiche di intelligenza artificiale come priorità assoluta per gli acquirenti di software di project management.

Il 64% degli acquirenti in Italia valuta la sicurezza come "critica" e il 26% afferma che i problemi di sicurezza hanno innescato il loro acquisto più recente. I dati italiani sono in linea con i risultati globali:

Non c'è da stupirsi: i software PM sono un sistema di registrazione che memorizza dati aziendali sensibili come budget, contratti, listini prezzi e file generati dai clienti. E l'adozione dell'intelligenza artificiale alza ulteriormente la posta in gioco. L'intelligenza artificiale generativa e l'analisi predittiva richiedono l'acquisizione e l'elaborazione di grandi quantità di dati di progetto, creando nuovi flussi di dati e punti di integrazione che gli hacker possono sfruttare.

Perché la sicurezza è fonte di soddisfazione e insoddisfazione

Le aziende hanno bisogno di crittografia, controlli degli accessi e audit trail. Ma vogliono anche facilità d'uso. Questo conflitto è difficile da risolvere ed è spesso il motivo per cui la sicurezza è in cima alle liste di soddisfazione e insoddisfazione per i software di gestione dei progetti.

Rischio nel mondo reale: la violazione dei dati di Trello nel 2024

Nel luglio 2024, un hacker noto come "Emo" ha fatto trapelare i dati degli utenti di Trello su Breach Forums, una nota piattaforma di criminalità informatica [3]. Il dump di dati ha rivelato la portata dell'esposizione: oltre 15 milioni di indirizzi e-mail, insieme a nomi completi, nomi utente, URL del profilo, appartenenza alle board e impostazioni degli account. L'hacker ha sfruttato un endpoint API non sicuro che consentiva agli utenti non autenticati di mappare gli indirizzi e-mail agli account Trello.

Questa violazione è un duro promemoria del fatto che la gestione dei progetti e gli strumenti di collaborazione sono obiettivi di alto valore per i criminali informatici. Man mano che i software PM diventano più integrati e potenziati dall'intelligenza artificiale, il volume e la sensibilità dei dati che transitano attraverso queste piattaforme aumentano, rendendo i controlli di accesso deboli e le API scarsamente protette una delle principali responsabilità.

Alcuni team faticano a sfruttare al meglio gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale

Acquistare strumenti basati sull'intelligenza artificiale è abbastanza semplice. Rendersi conto del loro valore è piuttosto difficile. Il 35% degli intervistati in Italia cita i problemi legati all'adozione dell'intelligenza artificiale come una delle principali sfide software, dovuta a lacune nelle competenze, scarso onboarding del nuovo sistema e disallineamento del flusso di lavoro.

Perché è importante

A livello globale, più di due intervistati su cinque (41%) affermano che l'adozione dell'IA è la loro principale sfida software. Questo risultato è in linea con i modelli di adozione più ampi che abbiamo monitorato. Le funzionalità di intelligenza artificiale richiedono nuove competenze, tra cui l'interpretazione delle previsioni, la configurazione delle automazioni e l'adattamento dei flussi di lavoro. Senza un'adeguata formazione, anche le funzionalità più avanzate rimangono inutilizzate.

Sempre su scala mondiale, quasi altrettanti (39%) segnalano una mancanza di competenze di intelligenza artificiale nel personale e il 36% afferma che l'integrazione di nuovi strumenti nei flussi di lavoro esistenti è un grosso ostacolo. Questi numeri riflettono un problema più profondo: la rapida innovazione sta superando la capacità dei team di apprendere e adattarsi. E i fornitori non sempre aiutano. Un onboarding scadente e la mancanza di una guida contestuale lasciano gli utenti impreparati e poco supportati.

Per aiutare gli acquirenti a capire cosa sta rallentando la realizzazione del valore dell'IA, ecco un'analisi degli ostacoli più comuni, degli esempi e di cosa fare al riguardo:

L'utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale richiede un'intelligenza emotiva più forte

L'intelligenza artificiale può generare piani, ma non può creare fiducia o risolvere conflitti. Ecco perché il 50% dei PM in Italia afferma di aver aumentato l'uso dell'intelligenza emotiva (IE) da quando ha adottato l'IA.

Perché è importante

L'intelligenza artificiale accelera i flussi di lavoro, ma non risolve il disallineamento, la tensione o le lacune di comunicazione. Queste rimangono le parti più difficili e umane della gestione dei progetti.

L'IA funziona per i project manager, ma solo se utilizzata correttamente

Il software di project management si concentra sempre meno sulla gestione degli elenchi di attività e più sull'abilitazione di adattabilità, efficienza e uso responsabile dell'IA. Le aziende stanno investendo in strumenti che le aiutano a lavorare in modo più intelligente, crescere velocemente e adattarsi al cambiamento.

Gli acquirenti si aspettano:

• Automazione intelligente che consente di risparmiare tempo senza sacrificare il controllo
• Sicurezza dei dati per proteggere le informazioni sensibili
• Onboarding semplice per un'adozione più rapida
• Un'IA responsabile, trasparente ed etica

Molti team si stanno anche allontanando dai metodi rigidi a cascata o Agile e avvicinando ad approcci ibridi. Oggi, il 41% degli intervistati a livello internazionale utilizza metodologie di PM ibride.

Cosa tenere d’occhio

• Intelligenza artificiale responsabile: i fornitori devono garantire trasparenza e controllo, non solo automazione.
• Design incentrato sulla sicurezza: aspettati un maggiore controllo su come gli strumenti gestiscono i dati sensibili.
• Aumento delle competenze trasversali: i PM avranno bisogno di intelligenza emotiva, negoziazione e pensiero strategico per essere leader in ambienti potenziati dall'intelligenza artificiale.
• Adattabilità al flusso di lavoro: gli strumenti devono supportare metodologie ibride e personalizzate.

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Metodologia

* L'indagine Project Management (PM) Software Trends Survey è stata condotta a luglio 2025 su 2.545 intervistati in Australia (n=240), Brasile (n=227), Canada (n=227), Francia (n=241), Germania (n=224), India (n=216), Italia (n=227), Messico (n=236), Spagna (n=239), Regno Unito. (n=237) e gli Stati Uniti (n=231). L'obiettivo dello studio era comprendere le metodologie e i software di PM utilizzati dalle aziende, i loro vantaggi e sfide e l'impatto dell'IA sulla gestione dei progetti. Gli intervistati sono stati selezionati per l'impiego a tempo pieno in aziende con più di un dipendente, che lavorano in ruoli di livello dirigenziale o superiori. Gli intervistati sono stati anche confermati come almeno parzialmente responsabili delle decisioni e delle operazioni di acquisto di software PM all'interno della loro organizzazione.

Fonti

1. What’s Causing Corporate Layoffs?, Knowledge at Wharton (articolo in inglese)
2. Megaprojects: Challenges, Opportunities, and the Role of the Project Profession, The Project Management Institute (articolo in inglese)
3. Trello Data Breach: Hacker Dumps Personal Info of Millions of Users, HackRead (articolo in inglese)